Så kommer du igång med ditt dataskyddsarbete

Det kan kännas överväldigande att börja med dataskyddsarbetet i en verksamhet. Det finns många faktorer att ta hänsyn och en lagstiftning att förhålla sig till. Nedan följer några tips för att göra processen effektiv och mer hanterbar.

1. Skapa en förståelse för dataskydd

• Säkerställ att ledningen och nyckelpersoner i din verksamhet förstår grunden i dataskydd, särskilt i dataskyddsförordningen (GDPR) och andra tillämpliga regler.

• Om det inte redan finns, utse en person eller ett dataskyddsombud (DPO) som ansvarar för dataskyddsfrågor i din verksamhet.

2. Kartlägg och dokumentera

• Identifiera vilka personuppgifter ni behandlar i verksamheten, var de lagras, hur de används och vem som har tillgång till dem.

• Skapa en karta över databehandlingen och dokumentera vilka syften personuppgifterna används för.

3. Gör en konsekvensbedömning

• Om verksamheten hanterar känsliga personuppgifter eller utför högriskbehandlingar bör en Data Protection Impact Assessment (DPIA) genomföras, för att identifera risker och åtgärder.

4. Följ lagstiftningen

• Se till att det finns personuppgiftsbiträdesavtal på plats med alla externa parter som behandlar personuppgifter för verksamhetens räkning.

• Säkerställ att det finns en rättslig grund för varje behandling av personuppgifter. Med rättslig grund menas t ex samtycke, avtal eller laglig skyldighet.

• Ta fram och kommunicera dataskyddspolicyer för era anställda och kunder.

5. Implementera tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

• Använd kryptering, starka lösenord och regelbundna säkerhetskopior.

• Begränsa tillgången till personuppgifter till enbart de som behöver det.

• Ta fram en rutin för att upptäcka, rapportera och hantera dataintrång.

6. Skapa en kultur för dataskydd

• Informera anställda om vikten av dataskydd och deras ansvar.

• Gör dataskydd till en del av verksamhetens vardag genom att lyfta fram det i interna möten och processer.

7. Följ upp och förbättra

• Genomför regelbundna granskningar (revisioner) av verksamhetens dataskyddsarbete, för att säkerställa att det följer lagkrav och bästa praxis.

• Anpassa dataskyddsarbetet när lagstiftningen förändras eller nya tekniker och arbetsmetoder införs.

8. Ta hjälp vid behov

• Om resurserna i verksamheten är begränsade eller om situationen kräver specifik expertis, överväg att anlita externa konsulter eller juridiska experter inom dataskydd.

Behöver ni hjälp att komma igång med ert dataskyddsarbete eller har några frågor? Kontakta oss för en kostnadsfri konsultation!

Klicka här